Event Organizer merupakan sebuah terdiri dari sekumpulan orang yang dapat membantu Anda untuk mengorganisir sebuah acara seperti acara ulang tahun, seminar, resepsi pernikahan, konser dan lain sebagai menjadi lebih lancar. Namun pada dasarnya walaupun Anda akan dibantu oleh sebuah Event Organizer (EO) Anda tetap harus terlibat dalam perencanaan sehingga acara yang diusung dapat menarik perhatian dan mencapai target yang dikehendaki. Hal-hal yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut:

Tentukan tanggal event

Pastikan Anda memilih tanggal yang tepat agar pengunjung yang dapat sesuai dengan target Anda. Hindari tanggal-tanggal yang bersamaan dengan acara besar.

Buat konsep yang menarik

Dalam membuat sebuah event dibutuhkan konsep dan tema yang menarik untuk mempermudah Anda dalam membuat dekorasi dan untuk menarik perhatian orang lebih banyak.

Lakukan survey lokasi

Untuk menentukan lokasi event, pilihlah terlebih dahulu beberapa tempat yang menurut Anda sesuai dengan konsep dan tema acara. Kemudian lakukanlah survey sebelum menetapkan tempat mana yang paling sempurna.

Buat perencanaan detail

Perencanaan yang detail pasti akan selalu berakhir dengan hasil yang maksimal. Rencanakan waktu, tempat dan detail konten acara hingga hal-hal terkecil seperti konsumsi untuk panitia.

Buat anggaran belanja

Mengatur keuangan adalah hal penting lainnya yang tidak boleh luput dari perhatian. Perinci berbagai pengeluaran dan kebutuhan yang dibutuhkan. Input juga biaya tak terduga dalam dafta anggaran belanja karena hal ini selalu akan ada di setiap penyelanggaraan acara.

Tentukanlah timeline

Penentuan  timeline harus dilakukan agar anggota tim yang ikut serta mengetahui dengan jelas kapan tugasnya masing-masing harus diselesaikan. Dalam membuat event, pastikan pengerjaan dalam bentuk apapun harus sesuai dengan timeline sehingga kelangsungan pembuatan event dapat berjalan sesuai rencana. Tiap orang harus mengetahui mana yang harus diprioritaskan.

Komunikasi event lewat berbagai media

Komunikasikan event Anda melalui media. Penyebaran informasi kepada masyarakat melalui media seperti surat kabar, radio, dan majalah akan lebih efektif dan efisien waktu. Anda juga dapat memanfaatkan media sosial untuk menginformasikan event Anda. Dengan menggunakan #hashtag melalui media sosial dapat mempermudah orang untuk mencari informasi.